Produktiv arbeiten mit diesen Tools

Produktiv arbeiten ist erstaunlich wenig verbreitet. Weiter verbreitet sind diese drei beliebten Zeitfresser:

Meetings, E-Mails und Social Media

In meiner Zeit in der PR haben wir die Agentur-Woche zu Beginn mit einem überflüssig langen Meeting begonnen, den Status aller Projekte in großer Runde besprochen, Aufgaben verteilt und im besten Fall priorisiert. Idealerweise gab es dazu Kaffee, Croissants und lustige Anekdoten vom Wochenende. Keine Frage: Das war nett. Rein arbeitstechnisch gesehen war das für alle Beteiligten pure Zeitverschwendung.

Denn nach dem Meeting passierte das: Wir stürzten uns als Erstes auf die E-Mails, die inzwischen eingetrudelt waren und beantworteten klingelnde Telefone mit Kunden und Journalisten am anderen Ende der Leitung. Wichtige strategische Aufgaben, persönliche Ziele und kreative Projekte mussten warten.

Typisch: Reaktion statt Aktion

Wir arbeiteten komplett reaktiv, um die spontanen Wünsche unserer Kunden und Anfragen von Journalisten zu bearbeiten. Die wichtigen Aufgaben, die wir zum Anfang besprochen hatten, wurden dann meistens erst jeweils kurz vor der Deadline erledigt und gerade so zwischen das reaktive Tagesgeschäft gequetscht, was allen Mitarbeitern viele Nerven gekostet und überflüssigen Stress verursacht hat.

„Wer hat das abgestimmt? Wer hat das vorgeschlagen?
Ich glaub es stimmt, bestimmt, aber ich wollte doch mal fragen, sag mal: Ist das so, ich meine, muss das so?
Ist das so, oder ist es vielleicht viel leichter?“Wir sind Helden

Damals wussten wir es einfach nicht besser. Ohne Scheiß: Ich dachte jahrelang, dass man einfach so arbeitet. Bis ich gelernt habe, wie es anders geht. Aktiver, ruhiger, fokussierter, konzentrierter.

Einige missverstehen produktives Arbeiten oder Produktivität an sich mit Selbst-Optimierung oder Perfektionierung – und das ist in ihren Augen schlecht.

Für mich persönlich bedeutet Produktivität Selbst-Zentrierung.

Mir geht es in erster Linie darum, für mich selbst und mit meinen Kunden herauszufinden, was jeweils das Wichtigste ist. So fühlt sich produktives arbeiten an.

Es geht nicht darum, einfach nur mehr in kürzester Zeit zu schaffen.

Wie du es schaffst, die wichtigen Aufgaben wirklich zu erledigen

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Es geht darum, die wichtigen Aufgaben zu erledigen. Gerade dann, wenn sie schwer und herausfordernd sind.

Dabei hilft es, dir die Mühe zu machen, immer wieder Antworten auf wichtige Fragen zu finden. Welche Eigenschaften willst du lernen, wie willst du leben und arbeiten – und warum? So richtest du deine Perspektive erst auf deine großen Ziele aus, um dann produktiv darauf hinzuarbeiten.

Hier findest du vier Fragen, die dich wahrscheinlich etwas herausfordern. Sie wirken auf einige total übertrieben, so, als würden wir mit Kanonen auf Spatzen schießen. Das macht nichts. Sie wirken trotzdem.

Schreib einfach auf, was dir spontan dazu einfällt und falls dir erstmal nichts dazu einfällt: Stell dir die Fragen immer wieder. Die Antworten stecken in dir, und sie werden dich in die richtige Richtung lenken:

PRODUKTIV ARBEITEN FRAGE #1:

Welche Wünsche oder Ziele sorgen dafür, dass du das jeden Tag erschaffst, gibst und teilst, was dir wichtig ist und anderen nützt?

PRODUKTIV ARBEITEN FRAGE #2:

Welche Wünsche oder Ziele machen dich zu einem besseren Menschen, was drückt deine Einzigartig aus und wo glaubst du, die größte Erfüllung zu finden?

PRODUKTIV ARBEITEN FRAGE #3:

Welche Wünsche oder Ziele verbessern deine Beziehung und Verbindung zu den Menschen, die du liebst?

Allen voran deinem Partner und deiner Familie, aber auch deine Freunde, deine Kollegen … wer immer dir wichtig ist. Was macht dich zu einem besseren Teil in diesem sozialen Konstrukt?

PRODUKTIV ARBEITEN FRAGE #4:

Welche Wünsche oder Ziele bringen dich weiter, fordern dich heraus, bringen dich zum Wachsen?

Die Dinge, die aus den Antworten auf diese Fragen resultieren, sollten auf deiner täglichen Aufgabenliste ganz weit oben stehen.

Produktivität hilft dir deine Zeit so einzusetzen, dass du dir und deinen Interessen mehr entsprichst.

Am des Ende des Tages bist zufriedener und gibst, was du geben willst.

Aufs Jahr hoch gerechnet, ergibt dein Blick auf die Dinge, die dir am Herzen liegen und nun in die Tat umgesetzt wurden für mich keine optimale Zeitnutzungsformel, sondern ein warmes Gefühl der Zufriedenheit und eine große Wertschätzung deiner Arbeit. Klingt das verlockend? Ich finde schon!

Soweit die Theorie. Jetzt die Praxis.

Wie sollst du dich bei all den verführerischen Angeboten, deine wertvolle Zeit zu verbringen, bitteschön konzentrieren? Ich hab keine Ahnung, wie das allein mit Willenskraft gehen soll, ich bin ein hoffnungsloser Fall. In meinem Zeugnis in der 1. Klasse stand schon: Julia lässt sich gern ablenken. Yes, I do!

Ich brauche rabiate Maßnahmen, sonst schaue ich den ganzen Tag Netflix bis ich miese Laune hab. Und das hilft ja schließlich keinem was.

Unsere Laptops können eine Ablenkungsmaschine sein, und sie können eine Produktivitätsmaschine sein. Ich bringe mir jeden Tag ein bisschen mehr bei, aus meinem Computer mehr Produktivität rauszuholen.

Mit diesen Tools nutzt du deinen Computer als Produktiviätsmaschine:

MOBIL

Hier hilft meines Wissens nur ein disziplinarischer Durchgriff: Überflüssige Apps vom Handy löschen und Push-Notifications aufs absolute Minimum reduzieren.

Beim Arbeiten: Handy auf Flugmodus schalten, am besten ganz ausschalten und in den Pomodoro-Pausen bloß keine E-Mails checken.

„Dicipline equals Freedom“Jocko Willink

ZEIT MESSEN

Ich arbeite oft gebündelt, in 50- oder 80-Minuten-Blöcken und mache dann ein paar Minuten Pause. Diese Technik ist als Pomodoro-Technik bekannt, du kannst auch kürzere Zeiten wählen. Um die Zeit zu messen, kannst du dein (in den Flugmodus geschaltetes) Handy oder z.B. Tools wie den Eggtimer nutzen.

ZEITMANAGEMENT

Rescue Time

Das Tool ist nur für dich, wenn du dem Übel wirklich ins Auge schauen kannst. 🙂 Es trackt die Zeit, die du in Apps und auf Webseiten verbringst und analysiert deine Produktivität. Nichts für zart besaitete!

KONZENTRIERT SCHREIBEN

Nichts als weißes Blatt Papier, online. Ach, wundervoll.

Scirvener

IDEEN SAMMELN

Evernote

Pocket

PROJEKTMANAGEMENT

Sag überflüssigen Meetings den Kampf an!

COMMITMENT-TRAINING

Hast du Probleme einzuhalten, was du dir vornimmst? Dann versuch’s mal mit dieser Formel für mehr Entschlossenheit. Insbesondere die Null in dieser Abfolge hat es in sich – ein supersimples Training für ein solides Commitment.